UEFA goes best practice

Eine integrale Business-Analyse als erster Schritt

Language Box hat den Sprachendienst des europäischen Fussballverbands beraten und eine umfassende integrale Business-Analyse erstellt. Diese beinhaltete nicht nur die Prüfung der aktuellen Organisationsstruktur und das Erarbeiten branchenspezifischer Lösungen als Vorbereitung für die Zukunft, sondern auch das Aufzeigen verborgener Potenziale und das Aufdecken versteckter Kosten und Doppelspurigkeiten zugunsten von Effizienz und Wirtschaftlichkeit. Dank der integralen Business-Analyse konnten die Ist-Situation aufgezeigt und mögliche Massnahmen zur Verbesserung von Strukturen, Prinzipien und Prozessen vorgeschlagen werden.

Ein Sprachendienst – viele Herausforderungen

Der Sprachendienst der UEFA beschäftigt rund zehn, in Sprachgruppen organisierte, professionelle und erfahrene Übersetzer. Hauptdienstleistungen bilden die Übersetzung und das Korrektorat in den Sprachen Englisch, Deutsch und Französisch. Weitere Dienstleistungen sind das Organisieren der Dolmetscheinsätze sowie die Pflege der UEFA-Terminologiedatenbank.

Ein solch grosser Sprachendienst wie jener der UEFA birgt einige Herausforderungen. So müssen nicht nur ein stetig wachsendes Wortvolumen bewältigt werden, sondern auch immer mehr administrative Aufgaben. Hinzu kommt die Entstehung abteilungsübergreifender Redundanzen, die es zu verringern gilt. Eine weitere Challenge stellt der Umgang mit neuen Technologien dar, wie etwa die Forderung nach mehr Automatisierung und der damit einhergehende Einsatz von Maschineller Übersetzung. Hier stellen sich vor allem die Fragen nach dem Wo, Wie und Wie viel: Wo macht eine Automatisierung Sinn? Wie viel Technologie braucht es wirklich und wie lässt sich diese am besten implementieren?

Das Vorgehen

Um Antworten auf die oben genannten Fragen zu finden, Mankos und Lücken aufzudecken und Optimierungsmassnahmen zu erarbeiten, galt es in einem ersten Schritt, die relevanten Dokumente zu sammeln und zu sichten sowie die organisationsinternen Prozesse zu analysieren. Danach führte Language Box abteilungsübergreifende mündliche Interviews mit den verantwortlichen Personen. Schliesslich wurden die Daten von zwei schriftlichen Umfragen mit den internen Auftraggebern und den Mitarbeitern des UEFA-Sprachendienstes, die rund 110 Fragen beinhalteten und in rund 130 Teilnahmen mündeten, ausgewertet. Dabei deckten beide Umfragen sämtliche organisatorischen, fachspezifischen und (sprach)technologischen Aspekte ab.

Die Erkenntnisse: Flexibel in die Zukunft

Die Ergebnisse der Umfragen wurden schliesslich von Language Box in die erarbeiteten Optimierungsmassnahmen eingebettet und sowohl auf Organisationsebene als auch auf Teamebene vor Ort präsentiert. Sie lieferten Erkenntnisse darüber, wo die grössten Stärken liegen und wo positive organisatorische Veränderungen möglich sind, aber auch, wo Limitierungen und Handlungsbedarf bestehen. Gemäss Florian Simmen, Head of Language Services, waren die Ergebnisse höchst zufriedenstellend:

Mit den Ergebnissen der Business-Analyse verfügt der UEFA-Sprachendienst nun über ein individuell erarbeitetes Arbeitsinstrument, um auch das übergeordnete Ziel zu erreichen: schlanke und effiziente Sprachprozesse, die es dem Team und den Stakeholdern erlauben werden, auf künftige Entwicklungen und Veränderungen flexibel zu reagieren und der Zukunft wirksam zu begegnen.